איך הופכים אירוע חברה רגיל לאירוע שאי אפשר להפסיק לדבר עליו? הנה 10 טיפים פשוטים שיעשו את ההבדל – מהאווירה, דרך הלוקיישן ועד לאוכל כמובן.
1. תבינו את הקהל שלכם
לפני כל תכנון – עצרו לשנייה וחשבו: מי מגיע לאירוע? צעירים? הורים? עובדים מכל הדרגים? ככל שתבינו את קהל היעד, תוכלו לבנות חוויה שתדבר אליו באמת. כך תבחרו לוקיישן מתאים, מוזיקה שתיגע, תוכן שרלוונטי, ואפילו מנות שמתאימות לטעמים של כולם. התאמה אישית היא המפתח.
2. בחירת הלוקיישן
המקום שבו תבחרו לערוך את האירוע משפיע לא רק על הלוגיסטיקה – אלא גם על האנרגיה. אירוע בטבע יוצר חוויה קלילה ואותנטית, בעוד שאירוע באולם יוקרתי משרה אווירה רשמית ומכובדת. חשבו גם על נגישות, חנייה, הצללה או חימום – בהתאם לעונה.
3. השקיעו בקונספט
אירוע עם נושא תמיד ירגש יותר. זה יכול להיות קונספט של "ערב לבן" עם קוד לבוש לבן, קונספט תרבותי, או אפילו קונספט עסקי. הקונספט מאפשר לכם לאחד את כל האלמנטים – מהעיצוב ועד התפריט – למסר אחיד ומיוחד.
4. תכננו לוח זמנים גמיש
הפתעות תמיד קורות – אבל תכנון מוקפד יעזור לכם לשמור על זרימה חלקה. צרו לו"ז עם שעות ברורות לפעילויות, נאומים, אוכל ותרבות – אבל השאירו מקום ל"מרווחים" טבעיים. גם לעובדים מגיע ליהנות בלי להרגיש שלוחצים עליהם לעבור לתחנה הבאה.
5. מה בפלייליסט?
מוזיקה היא אחד הגורמים המרכזיים ביצירת אווירה. מוזיקת רקע חיה יכולה להפוך גם אירוע פשוט לחגיגי ומיוחד. אם התקציב מאפשר – השקיעו ב-DJ שמכיר את הקהל הישראלי ויודע להרים את הרחבה מבלי להיות צעקני. לעיתים, זה המרכיב שהכי זוכרים.
6. שלבו דוכני מזון מגוונים
אין אירוע בלי אוכל – אבל במקום קייטרינג רגיל, חשבו על דוכני מזון! דוכני מזון לאירועי חברה מוסיפים קלילות, כיפיות, והופכים כל ארוחה לחוויה. תוכלו לבחור בין דוכן פסטות, טורטיות, סושי, פלאפל, דוכן קינוחים או גלידה. גם באירועים קטנים – דוכני מזון לאירועים קטנים יוצרים אינטראקציה נעימה וקלילה. אפשר אפילו למתג את הדוכנים עם לוגו החברה!
7. חשבו על הפתעה אחת לא צפויה
מה יכול לגרום לעובדים לדבר על האירוע גם מחר בבוקר? רגע בלתי צפוי! מופע פתאומי, עמדת צילום מצחיקה, הגרלה מפתיעה או אפילו מתנה קטנה. הפתעה שוברת שגרה תמיד משאירה רושם – והופכת את החוויה לאישית ומרגשת.
8. הוסיפו תוכן בעל ערך
אל תתנו לאירוע להיות רק כיף – שלבו ערך. זה יכול להיות סשן השראה קצר, הרצאה מצחיקה, סיפור של אחד העובדים, השקה של מוצר חדש, או וידאו שיצרתם במיוחד. כשיש רגעי תוכן משמעותיים – התחושה היא של השקעה אמיתית באנשים. וזו דרך נהדרת לחבר בין הנאה למשמעות.
9. שלבו מתחמי צ'יל ופאן
לא כל העובדים רוצים לרקוד או להשתתף בפעילויות – ולכן חשוב להציע אזור רגוע. פופים, שולחנות קפה, משחקי שולחן, שתייה חופשית – כל אלו יאפשרו לכל משתתף למצוא את הפינה שמתאימה לו. באירוע חברה טוב יש מקום לכולם.
10. סיי צ'יז!
תמונות מקצועיות, וידאו קצר, סטורי בזמן אמת – תיעוד האירוע הוא חלק מהחוויה. הוא גם מאפשר לכם להמשיך להשתמש בו לשיווק פנים-ארגוני, גיוס עובדים חדשים, או חיזוק המותג. אפשר לשלב מגנטים, עמדת צילום עם אביזרים או אפילו סרטון מסכם מושקע.
